Một đội nhóm nên được tổ chức làm việc như thế nào

Tôi có thời gian làm việc cho các dự án khởi nghiệp, cũng như là các dự án làm trực tuyến. Qua quản thời gian làm việc cho các dự án đó tôi rút ra được một số kinh nghiệm để giúp cho một đội nhóm nên tổ chức làm việc như thế nào.

Thế nào là một nhóm có khả năng làm việc hiệu quả:

Một nhóm làm việc hiệu quả nên có khả năng đáp ứng được những điều kiện sau:

  • Có khả năng làm nhóm.
  • Có khả năng làm độc lập.
  • Có khả năng chuyển giao.
  • Có khả năng mở rộng.
  • Có khả năng quản lý.

Những điều kiện trên điều là những yêu cầu cơ bản của bất kỳ một dự án nào, tuy nhiên để áp dụng được những yêu cầu đó cần có một định nghĩa và cách vận hành nó như thế nào.

 

1. Có khả năng làm việc nhóm:

 

Làm việc nhóm là khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong đội nhóm, nếu trong đội nhóm có sự cản trở trong giao tiếp thì đội nhóm đó không thể làm việc hiệu quả. Có nhiều có lý do khiến cho sự giao tiếp trong đội nhóm bị cản trở, những lý do đó là:

  • Khác mục tiêu.
  • Khác trình độ.
  • Khác tuổi.
  • Khác giới tính.

1.1 Khác mục tiêu

Bất cứ đội nhóm/tổ chức nào cùng cần có những mục tiêu để hoàn thành, đó có thể hoàn thành sản phẩm A, B, C… doanh thu X, Y, Z… Nếu không có mục tiêu thì đội nhóm đó không có ý nghĩa gì.

Khi đội nhóm đó có mục tiêu thì mục tiêu đó phải đáp ứng được mục tiêu cá nhân của từng thành viên trong đội nhóm đó. Không thể mỗi thành viên có mục tiêu khác nhau có thể làm việc cùng nhau hay có một thành viên có mục tiêu rõ ràng và những thành viên còn lại có mục tiêu không rõ ràng.

Mục tiêu phải được đưa ra ngay từ đầu đội nhóm đó bắt đầu và mỗi thành viên trong đội nhóm đó phải ưng thuận mục tiêu đó, nếu mục tiêu đó không thể đáp ứng một thành viên nào đó thì thành viên đó nên cân nhấc rời đội nhóm đó.

1.2 Khác trình độ

Trình độ có thể là trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp… Tuy nhiên khi việc giảng dạy ngày nay không đồng đều cũng như chất lượng bằng cấp không đảm bảo nên khó thể phân biệt qua bằng cấp để phân chia trình độ. Tuy nhiên luôn có sự khác biệt lớn giữa người làm việc có trình độ cao và người làm việc có trình độ chưa cao.

Đó là khả năng truyền đạt sử dụng ngôn ngữ một cách mạnh lạc, rõ ràng, đồng cảm, lắng nghe, thấu hiểu, hỗ trợ, chia sẻ, kết nối… Trong khi người chưa có khả năng truyền đạt sử dụng ngôn ngữ một cách mạnh lạc sẽ sử dụng ngôn ngữ chưa rõ ràng, chưa đồng cảm, chưa lắng nghe, chưa thấu hiểu, chưa hỗ trợ, chưa chia sẻ, chưa kết nối…

Như vậy có thể phân định trình độ của một người thông qua cách người đó sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả hay không hiệu quả. Tốt nhất đó là chỉ cho phép người sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả tham gia vào đội nhóm, tuy nhiên việc đó có thể rất khó tìm được người phù hợp. Trong khi việc trộn lẫn những người sử dụng ngôn ngữ hiệu quả và không hiệu quả lại với nhau cũng không thể mang lại mục tiêu mong muốn cho đội nhóm đó.

1.3 Khác tuổi

Tuổi tác khác nhau sẽ có những trải nghiệm khác nhau, trừ khi trải nghiệm giống nhau thì tuổi tác không là vấn đề, nhưng nếu trải nghiệm khác nhau và tuổi tác khác nhau thì sẽ là vấn đề. Vấn đề trong việc làm cách nào để trải nghiệm có thể như nhau cho tất các thành viên trong đội nhóm đó. Nếu không thể có cùng trải nghiệm đội nhóm đó khó có thể tạo ra một sản phẩm mang lại trải nghiệm tốt cho người dùng sản phẩm đó.

Muốn đội nhóm có cùng trải nghiệm thì những thành viên trong đội nhóm đó đã phải có thời gian tương tác với nhau ít nhất 3 năm hơn để những thành viên đó có thể có cùng những trải nghiệm tương đương. Việc tạo một đội nhóm có những thành viên có những trải nghiệm khác nhau vào ngay một đội nhóm sẽ dễ dẫn những xung đột về trải nghiệm, khiến cho quá trình làm việc khó được trơn tru.

Nếu muốn xây dựng một đội nhóm có khả năng trải nghiệm tương đương nhanh thì chỉ có cách tìm những thành viên có cùng trải nghiệm trước đó. Hoặc có thể tất cả những thành viên không có cùng trải nghiệm trước đó nhưng phải cùng nhau tạo ra trải nghiệm, đó có thể là cùng trải nghiệm một sản phẩm/dịch vụ nào đó, cùng rút ra được những điểm tốt, chưa tốt của sản phẩm/dịch vụ đó và tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cải thiện được những điểm chưa tốt đó.

1.4 Khác giới tính

Khác giới tính là một rảo cản khá lớn, đặc biệt khi giới của mình không hiểu về giới còn lại, sẽ dễ dẫn đến sự coi trọng giới mình và coi thường giới còn lại. Trong khi giới nào cũng quan trọng như giới nào.

Việc hiểu về giới còn lại có thể thông qua các cuộc trao đổi, đọc sách, quan sát… Hôn nhân cũng là một cách giúp cho sự trao đổi, đọc sách, quan sát trở nên nhanh hơn, với điều kiện họ cởi mởi với nhau. Nếu không cởi mởi thì cho dù có lập gia đình thì sự hiểu về với giới khác mình cũng trở nên khó khăn.

Như vậy khác giới tính không là vấn đề khi thành viên đó cởi mởi, tôn trọng, trao đổi, đọc sách, quan sát… Còn khi khác giới tính là vấn đề khi thành viên đó không cởi mởi, không tôn trọng, không trao đổi, không đọc sách, không quan sát…

 

2. Có khả năng làm độc lập:

 

Làm độc lập là khả năng sử dụng những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của mình để hoàn thành những yêu cầu của công việc đó. Nó bao gồm cả việc đưa ra những câu trả lời phù hợp với chuyên môn của mình để trả lời những câu hỏi của các thành viên khác trong đội nhóm.

Làm độc lập bao gồm khả năng tự đưa ra nhưng lập luận và suy nghĩ cá nhân vào trong bất kỳ tiến trình nào của công việc nhằm giúp cho công việc đó có cái nhìn bao quát nhất về mọi mặt của sản phẩm.

Làm độc lập bao gồm khả năng nghiên cứu, tìm hiểu về lĩnh vực mình đang làm để cải tiến những ý tưởng trước đó đã nêu ra, nâng cấp, chỉnh sửa sản phẩm cho phù hợp với định hướng của sản phẩm.

Làm độc lập bao gồm khả năng ghi lại những tiến trình, kinh nghiệm, kiến thức và chia sẻ lại cho đội nhóm để những thành viên còn lại có thể đọc hiểu về lĩnh vực công việc mình đang làm để không chỉ sau khi hoàn thành dự án mỗi thành viên đều có kiến thức có bản về lĩnh vực khác thay vì chỉ hoàn thành sản phẩm và kiến thức về lĩnh vực của mình.

Làm độc lập bao gồm khả năng tập trung, việc giao tiếp không cần thiết, lướt mạng xã hội có thể gây mất tập trung cho thành viên đó cũng như là các thành viên còn lại.

 

3. Có khả năng chuyển giao:

 

Khả năng chuyển giao là khả năng chuyển lại những công việc thành viên đó đã đang làm cho thành viên khác, cũng như là thành viên sau có thể tiếp nhận, đọc hiểu và tiếp tục tiến trình của công việc đó. Việc chuyển giao có trở nên trơ tru hay không phụ thuộc vào các điều kiện sau:

  • Thành viên đó phải dành một 1/4 thời gian làm việc mỗi ngày để ghi nhật ký theo dõi công việc. Việc ghi lại đó bao gồm tất cả những việc đã hoàn thành, đã nghiên cứu, đã chỉnh sửa, đã ghi thông số kỹ thuật. Để các thành viên khác có thể đọc biết và thành viên tiếp nhận có thể đọc hiểu.
  • Việc có thể dành ra được 1/4 thời gian trong ngày chỉ có thể khi thành viên đó làm việc hiệu quả và đúng tiến trình để có thể dư ra 1/4 trong ngày ghi nhật ký theo dõi công việc. Thế nên tốt nhất thành viên đó phải là người có trình độ sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả.
  • Bên cạnh đó thành viên nên có trợ lý, là người đi theo, góp ý, ghi nhận những thông tin có thể thiếu xót của thành viên đó. Trợ lý tốt nhất nên mang giới tính nữ, vì nữ có khả năng ghi nhớ ngôn ngữ cũng như là chú ý để những tiểu tiết hơn nam giới, điều có cần thiết cho một sản phẩm sau khi làm ra vừa hoạt động tốt, đồng thời có những tiểu tiết tinh tế chỉ có nữ giới thấy được. Hơn nữa trợ lý nên là nữ giới bởi công việc đó không mang nặng tính vận hành vốn không phải là thế mạnh của họ.
  • Tiếp đến đó là người được chuyển giao, người được chuyển giao có thể là một người có trình độ tương đương hoặc một người có trình độ không tương đương nhưng phải có thời gian đi theo người có trình độ sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả, và người trợ lý đó để tiếp nhận cũng như là đảm bảo là đọc hiểu hết các yêu cần thiết của việc chuyển giao.

Như vậy để đảm bảo một công việc có khả năng chuyển giao tốt cần một người có trình độ sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả, một trợ lý, một người có trình độ sử dụng ngôn ngữ một cách có thể chưa hiệu quả nhưng sẵn sàng tiếp nhận công việc đó.

 

4. Có khả năng mở rộng

 

Khả năng mở rộng là khả năng mở rộng thành viên, cũng như là khả năng tiếp thị về sản phẩm đang làm và khả năng mở rộng công việc.

Khả năng mở rộng thành viên:

  • Khả năng mở rộng thành viên phụ thuộc vào khả năng chuyển giao, càng có nhiều thành viên phía sau thì quá trình chuyển giao ở trên phải càng được đồng bộ một cách có hiệu quả.
  • Bên cạnh đó thành viên gia nhập sau đó phải phù hợp với tiền trình làm việc trước đó. Muốn thành viên gia nhập sau phù hợp với tiến trình đó thì đội nhóm phải thường xuyên cập nhật những tiến trình đó bao gồm hình ảnh, video, văn bản thường xuyên trên mạng xã hội tốt nhất là Facebook Group để thành viên sau có cái nhìn bao quát về đội nhóm đó và cân nhấc tham gia vào đội nhóm đó hay không. Đồng thời tiết kiệm rất nhiều thời gian phỏng vấn và công sức cho việc tuyển dụng.

Khả năng tiếp thị về sản phẩm đang làm:

  • Cách tiếp thị tốt nhất là thông qua các ấn phẩm hình ảnh, video, bài viết. Thường xuyên cập nhật những bản mẫu mới nhất, những sản phẩm mới phát hành nhanh mà không tốn nhiều chi phí tiếp thị, đồng thời thu nhập những phản hồi sớm và chỉnh sửa sớm nhất có thể. Kênh tiếp thị hiệu quả nhất là Facebook Fanpage.
  • Facebook Fanpage đồng thời có khả năng đo lường được số lượng người dùng có quan tâm đến sản phẩm đó hay không. Càng nhiều người thích/theo dõi, chức tỏ sản phẩm đó được quan tâm vì đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Khả năng mở rộng công việc:

  • Khả năng mở rộng công việc là khả năng tham gia vào tiến trình công việc khi công việc cần thêm người trợ giúp. Để có thể giúp cho người sau có thể hiểu được luồng của sản phẩm, nên phân chia công việc theo chức năng của sản phẩm đó. Việc đó nên được ghi trên một công cụ phân chia công việc đó có thể là công cụ Slack hoặc Facebook Workchat.
  • Công cụ đó như một nhật ký phát triển tính năng đó, ghi lại những quá trình trao đổi của các thành viên từ lúc bắt đầu đến hiện tại, để thành viên tham gia sau có thể đọc và hiểu được quá trình đang phát triển của tính năng đó, giúp cho quá trình mở rộng công việc một cách trơn tru hơn.

5. Có khả năng quản lý

 

 

Khả năng quản lý bao gồm những điều kiện sau: – Tài liệu dự án (Documents). – Định hướng dự án (Roadmap). – Tiến trình dự án (Workflow). – Ý tưởng/nghiên cứu dự án (Idea/Research). – Dữ liệu dự án (Data). – Trao đổi (Mail).

5.1 Tài liệu dự án (Documents)

Tài liệu dự án bao gồm những tài liệu mô tả thông số kỹ thuật của dự án, nó cần được mô tả cụ thể từ tính năng cho đến chức năng của sản phẩm.

Những tính năng/chức năng này đã được tìm hiểu và đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng cũng như là khả năng của đội nhóm. Những tính năng/chức năng có thể liệt kê nhiều hơn khả năng đáp ứng của đội nhóm đó, trong quá trình làm sẽ chỉ có các tính năng/chức năng phù hợp với giai đoạn đó mới được phép phát triển. Ngoài ra việc liệt kê ra nhiều tính năng/chức năng trên còn giúp ích khi trong quá trình phát triển sản phẩm có sự thay đổi về tính năng/chúc năng thì sẽ luôn có những mô tả cho những tính năng/chức năng khác được đưa vào ngày mà không phải chờ đợi bảng mô tả.

5.2 Định hướng dự án (Roadmap)

Định hướng dự án chính là những bốc tách những tính năng/chức năng ở tài liệu dự án. Ở giai đoạn đầu kiểm thử thị trường chỉ có những tính năng/chức năng được cho là có khả năng đáp ứng được yêu cầu của thị trường được phép phát triển. Khi đã qua được giai đoạn đầu tức là đã được thị trường chấp nhận ở một mức độ nào đó thì những tính năng/chức năng tiếp theo mới được tiếp tục phát triển.

Định hướng dự án có thể là 1 năm, 2 năm, 3 năm… với mỗi năm, mỗi quý, mỗi giai đoạn sẽ có từng ấy tính năng/chức năng được phát triển. Vì vậy định hướng dự án phải có khả năng dự đoán được tương lai khi sau khi tính năng/chức năng đó được phát triển thì người dùng tiếp đến sẽ cần những tính năng/chức năng gì. Định hướng dự án càng cụ thể đội nhóm càng có cái nhìn bao quát hơn về sản phẩm họ đang phát triển.

5.3 Tiến trình dự án (Workflow)

Tiến trình dự án bao gồm các bước từ bản phác thảo đến bản sản phẩm có thể tung ra thị trường, tiến trình dự án nên được phát triển từng bước cụ thể từng giai đoạn không nên chồng chéo đan xen các giai đoạn với nhau, vì có thể gây loạn tiến trình khiến cho dự án bị kéo dài hơn, thời gian thiết kế, phát triển, kiểm thử sản phẩm lâu hơn.

Mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm chính cho tiến trình của mình, việc thiếu một bộ phận đảm nhận ở một tiến trình nào đó có thể gây lõm ở một mắc xích, khiến cho toàn bộ dây chuyền phát triển sản phẩm đó bị ảnh hưởng. Mỗi mắc xích đều có vai trò quan trọng như nhau và nên được nêu ra từ đầu những mắc xích còn thiếu, không nên phát triển sản phẩm mà thiếu một mắc xích nào đó. Trừ khi mong muốn phát triển sản phẩm mang tính thời vụ, còn không nếu muốn phát triển sản phẩm một cách lâu dài thì cần phải có đầy đủ mắc xích hay còn gọi là một tiến trình rõ ràng cụ thể mạch lạc.

5.4 Ý tưởng/nghiên cứu dự án (Idea/Research)

Trong quá trình phát triển sản phẩm sẽ luôn có sự thay đổi, khi trong quá trình làm sẽ phát hiện ra những điểm chưa hợp lý và cần được chỉnh sửa cho phù hợp và đó là lúc những ý tưởng mới cần được phát kiến liên tục để dự án được phát triển. Ý tưởng chỉ có thông quá trình nghiên cứu, càng có nhiều sự nghiên cứu thì càng có nhiều ý tưởng phù hợp cho sản phẩm.

Ý tưởng cũng như là những sự nghiên cứu không nhất thiết phải đợi đến khi có thay đổi mới phát kiến mà ý tưởng và sự nghiên cứu nên được phát kiến thường xuyên ở bất cứ giai đoạn nào, cũng như là ở bất cứ thành viên nào trong đội nhóm và khi cần thiết một trong những ý tưởng và sự nghiên cứu đó sẽ được bốc tách, phát huy cũng như là phát triển ý tưởng, nghiên cứu đó.

5.5 Dữ liệu dự án (Data)

Dữ liệu dự án là một phần quan trọng trong dự án. Việc lưu trữ nội bộ có thể bảo mật hơn, tuy nhiên các hệ thống lưu trữ đám mây vẫn có thể đám ứng được phần nào các dự án mới, vừa và nhỏ. Việc lưu trữ đám mây có một tiện lợi đó là có thể lưu trữ những bản lưu cũ trước đó, giúp cho việc truy xuất lại dự liệu cũ dễ dàng hơn, đồng thời lưu trữ đám mây có thể giúp truy vấn ở bất kỳ điểm truy cập nào cũng có thể truy xuất lại và làm việc tiếp một cách thuận lợi.

Một điều quan trọng của dữ liệu dự án là tính bảo mật, việc lưu trữ nội bộ thì vẫn là bảo mật hơn. Đối với việc lưu trữ đám mây việc sự dụng các dịch vụ trả phí cũng có thể giúp dữ liệu dự án có tính bảo mật tương đối. Chung quy lại lưu trữ đám mây vẫn là lựa chọn tối ưu nhất. Nhưng để là một dự án lớn hay dự án có liên quan đến sự riêng tư của người dùng thì dự liệu dự án nên được xây dựng ở nội bộ và có khả năng lưu trữ đám mây.

5.6 Trao đổi (Mail)

Cũng tương tự dự liệu dự án, mail là một hình thức trao đổi bằng văn bản quan trọng và cũng cần có tính bảo mật. Và việc có được một nền tảng mail nội bộ trong nước cũng là một điều cần được cân nhắc khi mà đa số các nền tảng mail được dùng phổ biến hiện này là các nhà cung cấp đến từ nước ngoài. Có được một dịch vụ mail trong nước, phục vụ người dùng trong nước dường như cũng là một ý tưởng được nhiều người dùng trong nước quan tâm.